Todo mundo sabe que o governo brasileiro é um dos mais avançados em coleta de impostos do mundo. Por outro lado, temos um reflexo negativo no mercado e no dia a dia das empresas que acabam passando por muita burocracia e, principalmente, não enxergam como tomar vantagem para devolver valor para o próprio negócio. 

Quando falo que sou apaixonada por documentos e notas fiscais, até entendo as reações de confusão e estranheza. A minha provocação é justamente aproveitar esses processo e dados, que já estão inseridos obrigatoriamente nos fluxos das empresas com a entrega do SPED, os balanços, as obrigações acessórias, para trabalhar essa burocracia, transformar em oportunidade e usar dos documentos, como a NF-e, para tomar decisões e melhorar processos. 

A Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é um verdadeiro baú do tesouro. São mais de 800 campos em seu XML; desde CFOP, dados de fornecedor, NCM, status, chave de acesso, valores, alíquotas ICMS, alíquotas de PIS, frete, CEST, entre outros. Cada dado tem a sua importância para as entregas aos órgãos governamentais, mas ela vai muito além. Tem um potencial gigantesco para utilizar esses dados para se planejar melhor, evitar riscos e tomar decisões estratégicas.

As informações das NF-es podem ser utilizadas em análises financeiras do próprio mercado, de ponta a ponta entre a compra e a venda, mas também trazem um impacto estratégico para diferentes setores da empresa, como supply, compras, logística, tesouraria, TI e inovação. O backoffice deixa de ser agente executor e torna-se uma área decisiva para a empresa.

Isis Abbud, co-fundadora e co-CEO da Arquivei. Imagem: Divulgação

Os profissionais dessas áreas que enxergam a possibilidade de cruzar informações, conseguem oferecer respostas melhores. Algumas delas são a redução de custos, organização de entradas e saídas, argumentos para negociações com fornecedores, planejamento de fluxo de caixa, investimentos mais estratégicos, controles de estoques e oportunidades de inovações – como comprar melhor e mais. 

Assim, pode-se dizer que a NF-e deixa de ser vilã para ser ferramenta de inovação para acompanhamento em tempo real da saúde financeira da empresa, para melhorias e potencialização tanto de grandes corporações como PMEs, que utilizam a nota como aliada.

Para ficar mais prático, imagine uma companhia que atua em nível nacional e que usa a NF-e para gerar insights de negócio. Essa empresa seria capaz de coletar informações para um planejamento estruturado de crescimento no mercado, como: compreender em quais cidades há mais vendas, quais estados há mais gastos, identificar saltos de demanda, negociar preços com fornecedores e adequação de custo, considerando também as tributações, fretes e alíquotas tanto em nível nacional quanto em âmbito estadual.

As possibilidades são tantas e o mercado já está se movimentando para olhar os dados dos documentos fiscais como estratégias de Inteligência de Negócio. O profissional contábil, tributário e fiscal que antes só enxergava as obrigações, agora está preocupado com alfabetização digital, estuda BI, automações e inovações na área.

Então essa visão da NF-e como vilã é um fator estrutural e cultural do Brasil que cada vez mais está se quebrando. Já temos empresas que modificaram a postura em relação às notas, conseguem aproveitar as oportunidades na burocracia e potencializam o próprio negócio. Isso envolve desde a automação do recebimento e centralização desses documentos, até a análise 100% estratégica do uso dos dados relevantes da companhia que estão na NF-e e outros DF-es.

A verdade é que os documentos fiscais têm um enorme poder de revolucionar o mercado corporativo e o modo como enxergamos a economia. Quem já deu o primeiro passo, já está colhendo os resultados. 

Isis Abbud é co-fundadora e co-CEO da Arquivei