Detran MS controla acesso e rastreia consultas a dados pessoais

O Detran de Mato Grosso do Sul aprovou uma política de privacidade que restringe o acesso a dados pessoais dos cidadãos a pessoas autorizadas, conforme a necessidade de cada função. A regra vale para sistemas digitais, documentos em papel e outros arquivos sob responsabilidade da autarquia.

A portaria foi assinada na quinta-feira (22) pelo diretor-presidente Rudel Espíndola Trindade Júnior. O texto organiza o cumprimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) dentro do órgão.

Detran MS: controle e rastreamento de consultas

No acesso aos cadastros, a norma exige identificação dos usuários e registros que permitam rastrear as consultas. As permissões devem ser revistas periodicamente e limitadas ao necessário para o trabalho.

• Controle de acesso: somente usuários autorizados podem consultar dados, de acordo com a função exercida.
• Rastreamento: o sistema deve manter registros para verificar quem acessou as informações.
• Revisão periódica: as permissões precisam ser atualizadas e restritas ao mínimo necessário.

Obrigações de servidores e contratados

Servidores, estagiários, terceirizados e empresas contratadas que lidam com informações em nome do Detran terão de seguir as novas exigências. Quem receber dados protegidos por sigilo assume deveres de confidencialidade, segurança e manutenção de condições que permitam verificar o uso das informações.

Compartilhamento segue regras da LGPD

O compartilhamento com outros órgãos públicos deverá atender a finalidade específica ligada a políticas públicas ou atribuições legais. Já o repasse a empresas dependerá das hipóteses permitidas pela legislação, com medidas de segurança e formalização quando exigida.

A autorização do cidadão será necessária quando a lei exigir consentimento. A portaria também reconhece situações legais em que o uso das informações pode ocorrer sem essa autorização.

Canais para o cidadão

O Detran deverá divulgar orientações claras no site sobre quais dados são utilizados, com que finalidade e com qual fundamento legal. Também precisará informar canais de atendimento e identificar o encarregado pela proteção de dados.

• Solicitações: podem ser feitas pela Ouvidoria-Geral do Estado ou pelas unidades de controle interno.
• Entrega: ocorre por meio eletrônico protegido ou pessoalmente, com verificação de identidade.
• Recusa: o Detran deve indicar o fundamento legal da decisão.

O que fazer em caso de incidente

Em caso de incidente de segurança, as equipes deverão comunicar imediatamente os responsáveis internos e preservar registros para avaliação. Empresas contratadas também terão de informar problemas sem demora injustificada.

O Detran deverá avaliar se o episódio pode causar risco ou dano relevante às pessoas. Quando cabível, terá de comunicar o incidente à autoridade nacional de proteção de dados e aos cidadãos afetados, conforme prazos e procedimentos previstos em regulamentação.

Medidas preventivas

A portaria não relata vazamento ou ataque específico. O documento estabelece medidas preventivas e responsabilidades para o tratamento das informações. Eventuais descumprimentos serão apurados com direito de defesa, sem prejuízo das consequências administrativas, civis e penais previstas em lei.